van A tot Z

Wilt u al uw vorderingen tijdig en volledig betaald krijgen?

Ja, natuurlijk! En hoe doet u dat?

Dat doet u door uw order-2-cash processen van A tot Z, vanaf  Acquisitie tot en met Zie de betaling op uw bankrekening, goed in te richten en het onderdeel debiteurenbeheer professioneel uit te voeren.

Zo ontstaat een optimale cashflow (kasstroom). Zo behaalt u winst.

 

U levert goederen of diensten op rekening.

U heeft vorderingen in de boeken, waarvan de betaaltermijn verstreken is.

U betaald rente over uw debetsaldo.

U heeft verplichtingen aan personeel, leveranciers, crediteuren, financiers, verzekeraars, leasemaatschappij, bank, verhuurder en natuurlijk aan uzelf en mogelijk uw gezin.

Een onbetaalde factuur betekent verlies, u heeft ingekocht, moet de crediteuren betalen en betaalt rente. Hoe ouder een factuur wordt, hoe moeilijker het is om de vordering volledig betaald te krijgen.

 

  • Nieuwe klanten zijn altijd welkom! Daar groeit uw onderneming van. Zijn al uw klanten van onberispelijk gedrag en betalen ze uw facturen op tijd?
  • Door het risico van leveren op rekening vooraf goed in te schatten, bijvoorbeeld door een credit check uit te (laten) voeren, heeft u een basiszekerheid dat uw klant kan betalen (liquide is). Dit kan reeds tijdens de acquisitie bij een nieuwe klant en middels periodieke screening bij bestaande klanten.
  • Vertrouwen is de basis van ondernemen. Toch is het raadzaam zekerheid te hebben dat degene die de order plaats, ook bevoegd is. Bij een VOF en een Limited is dit zeer belangrijk, maar ook bij een BV of NV kan de autorisatiebevoegdheid onderhevig zijn aan richtlijnen. Vraag de klant om een recent uittreksel van de KvK met daarop de structuur en de bevoegdheden en aansprakelijkheid van degenen met wie u zaken doet.
  • Leg alle afspraken vast en documenteer zorgvuldig. Stuur een offerte en stuur een orderbevestiging naar de klant. Vraag de klant om de order te bevestigen. Stuur ook uw voorwaarden (ALV of ALBV) mee.
  • Multinationals en grote ondernemingen hebben de gewoonte te werken met inkoopvoorwaarden en sluiten uw voorwaarden uit. Stem daarom bij aanvang van de samenwerking af welke voorwaarden gelden en beslis of u met die inkoopvoorwaarden kunt werken. Vaak is het een kwestie van take it or leave it. Grote bedrijven staan sterk en dat weten ze. In elk geval is dan bekend waar u als leverancier rekening mee moet houden.
  • Wanneer u een grote(re) order krijgt, kunt u bijvoorbeeld twee dagen na levering en na het verzenden van de factuur bellen met de klant om te vragen of men tevreden is over de geleverde producten / diensten en de factuur in goede orde ontvangen is. Dit heet verificatie.
  • Vooruitbetaling vragen van het (gedeeltelijke) orderbedrag is ook een optie al ligt dit soms gevoelig bij de klant, vertrouwensconflict. Bij een nieuwe relatie zal dit makkelijker te overleggen zijn dan bij een bestaande relatie.
  • Facturen moeten aan wettelijke voorwaarden voldoen. Daarnaast kan een klant specifieke wensen hebben in verband met hun systemen en het verwerken van orders en facturen. Vraag de klant om vooraf schriftelijk aan te geven welke gegevens op de factuur vermeld moeten worden. Dit voorkomt dat uw factuur onnodig lang in het traject blijft hangen of dat u achteraf verneemt dat de factuur niet in behandeling genomen kon worden.
  • Het is van belang dat op de factuur vermeld is wat de reclametermijn is, dus binnen hoeveel dagen een klacht / dispuut bij u gemeld moet worden. U hoeft er geen beroep op te doen, maar het geeft u een betere onderhandelingspositie wanneer een klant na het verstrijken van deze termijn een klacht of dispuut meldt.
  • Levert u goederen onder eigendomsvoorbehoud (ook wel recht op retentie), vermeld dit in uw algemene leveringsvoorwaarden, op de orderbevestiging en op de factuur.
  • Stuur de factuur zo snel mogelijk naar de klant. De dag waarop de goederen / diensten geleverd zijn of direct nadat de deellevering is gedaan of wanneer volgens afspraak een periode afgerond is, kunt u factureren. Heeft u veel facturen, dan is periodiek te factureren meestal voordeliger. Bij vele kleine leveringen aan dezelfde klant is een verzamelnota dan weer voordeliger. Factureren en betalingsverwerking kost tijd en dus geld. Denkt u dus goed na wat voor u het beste is.
  • Wanneer de betaaltermijn verstreken is, en de vordering onbetaald, begint het debiteurenbeheer. Er is de keuze tussen een vriendelijke herinnering of om direct te bellen met de klant. Een herinnering, zeker per email, Whatsapp of Telegram, heeft als voordeel dat u kunt aantonen dat de klant gewezen is op de achterstallige betaling. Een telefoontje is echter veel persoonlijker en u hoort direct of er misschien iets aan de hand is met de factuur of met de klant zelf. Een telefoontje kan ook genoteerd worden (gespreksnotitie) en er kan na het gesprek een korte email gezonden worden met de gemaakte afspraken, ook dit is dossieropbouw.
  • Wanneer na een eerste vriendelijke herinnering of het eerste telefoontje de betaling toch uitblijft, zal enige druk uitgeoefend moeten worden. Met in het achterhoofd de wetenschap dat de debiteur meestal ook een gewaardeerde klant is, is het belangrijk zowel respectvol als zakelijk te blijven.
  • Een factuur kan betwist worden, de klant werp dan een dispuut of klacht op. Het is in uw belang om een klachtenprocedure te hebben om zo snel mogelijk te achterhalen wat de aard van de klacht is, het knelpunt op te heffen, de klacht op te heffen en de klant tevreden te stellen.
  • Mocht na enkele gesprekken en aanmaningen betaling nog altijd uitblijven, dan zal een hardere aanpak noodzakelijk zijn. Dit kan nog altijd respectvol en doordat vanaf begin af aan het dossier is opgebouwd, is door het volgen van logische en strategische stappen toe te werken naar een gewenst eindresultaat, volledige betaling van de vordering.
  • Bij debiteurenbeheer, of credit control, horen een aantal basisprincipes:
  1. De debiteur met een betalingsachterstand is de klant
  2. Wilt u de zakelijke relatie met deze klant behouden
  3. Blijf kalm
  4. Blijf beleefd
  5. Blijf zakelijk
  6. Achterhaal zsm de reden van non-betaling
  7. Overweeg een leveringstop
  8. Heeft u recht van retentie, meldt dit of maak er direct gebruik van
  9. Nooit dreigen met juridische stappen, tenzij u dit ook echt wilt doorzetten
  10. Houd het einddoel in gedachten, uw wilt betaald worden

Door de hierboven beschreven methode toe te passen en dit structureel te blijven doen, blijft de verstandhouding tussen u en uw klant optimaal en weten de klanten waar ze aan toe zijn. U levert goede kwaliteit en mag verwachten dat de factuur tijdig betaald wordt.

Wanneer het merendeel van uw facturen tijdig betaald wordt, verbeterd natuurlijk ook uw banksaldo. Dit betekent minder rentekosten. Een tweede direct voordeel is dat u zelf ook tijdig kan voldoen aan uw verplichtingen. Sommige leveranciers bieden korting bij zeer snelle betaling.

Stelt u zich voor dat u zo enkele procenten minder kosten heeft en minder rente betaalt.

 

Dus meer winst, zonder extra omzet.

 

Nu zal niet iedere ondernemer tijd of zin hebben om zelf al deze administratieve handelingen uit te voeren, op te volgen te documenteren en te monitoren. Wanneer debiteurenbeheer consequent uitgevoerd wordt, dus dat elke stap systematisch wordt gezet op een vooraf bepaald moment, dossiervorming (verslaglegging, documentatie en follow up) nauwkeurig wordt gedaan en het contact zakelijk, respectvol en persoonlijk te houden, kost dit tijd. Tijd die u zelf misschien niet heeft of liever aan andere werkzaamheden besteed.

 

Ik kan u helpen door het gehele debiteurenbeheer te verzorgen en bij het inrichten of optimaliseren van uw order-2-cash proces. Door gebruik te maken van mijn diensten schept u afstand tussen uw commerciële belangen en de administratieve handelingen. U kunt uw tijd en energie gebruiken om uw bedrijf te runnen en de omzet binnen te halen, ik zorg dat die omzet zsm op uw bankrekening komt.

 

Mijn motto is : iedere factuur tijdig betaald tegen zo laag mogelijke kosten.

Vanaf 250 euro (ex btw) per maand, debiteurenbeheer op maat.

 

DOLMAN CONSULTING

goed voor uw cashflow goed voor uw klanten